Å få tilbakemeldinger øker kunnskapen om deg selv, gir deg mulighet til å tilpasse deg, og inspirerer til hvordan du kan bli en bedre utgave av deg selv.

Derfor er det viktig å lære å gi og motta disse, enten det er hjemme eller på jobben. Tilbakemeldinger betyr ikke bare positiv feedback. Negativ feedback er like viktig og nyttig hvis den gis i god mening, og oppleves slik.

Skrevet av Tom Mårup, Psykoterapeut, organisasjonskonsulent. www.mårup.dk

Hvordan gi konstruktive tilbakemeldinger?

1. Sett tilbakemeldingen i en sammenheng

Det er lurt å starte med noe som er positivt. Roser du aldri kan direkte kritikk skape sinne. Det kan godt hende at intensjonen bak en kritikkverdig handling var god. Om du har en idé om hva intensjonen var, forteller du om din opplevelse av dette. Det er mye enklere å motta kritikk når man føler seg forstått.

Vær mottakelig for innvendinger og anerkjenn disse (selv om du er uenig). Det bør alltid være plass til diskusjon, for eksempel om noe skal gjøres på en annen måte.

2. Vær konkret

Forsøk å unngå generelle kommentarer som ikke kan brukes til noe konkret. Utsagn som: «Det var veldig bra», «det var ikke bra» kan både være behagelige og forferdelige å høre. De kan likevel ikke brukes til å finne ut av hvordan noe kan gjøres annerledes.

Grip tak i det som er «veldig bra» eller «ikke bra». Du kan for eksempel si: «Veldig bra at du ble ferdig innen tidsfristen.» Eller: «Du snudde deg og gikk vekk fra Anna når hun var i ferd med å si hva hun hadde behov for. Da synes jeg ikke du behandlet henne bra». 

Konkret feedback gir bedre mulighet for læring.

3. Referer til adferd det er mulig å endre

Det hjelper ikke å gi en person tilbakemeldinger på noe han ikke har mulighet til å endre på, som for eksempel fysisk utseende. En bemerkning som: «Det ville være fint om du ser på meg når du snakker» og lignende, er noe den andre kan jobbe med.

4. Tilby alternativer

Kom med forslag til hva personen kunne ha gjort annerledes, i stedet for bare å kritisere. «Det at du ble sittende da Anne kom inn virket ikke særlig gjestfritt. Hvis du hadde gått bort til henne og hilst på henne, hadde hun følt seg enda mer velkommen».

5. Vær beskrivende snarere enn vurderende

Prøv å unngå å si at noe er bra eller dårlig. Fortell heller hva du så eller hørte, og hvordan du opplevde dette. «Måten du snakket til Anna på fikk meg til å føle at du forsto hennes situasjon.», er en nyttigere tilbakemelding enn bare: «Det var bra».

6. Ei din egen tilbakemelding

Det er så lett å si til andre at: «Du er…», og dermed antyde at du gir en vurdering som alle i hele verden er enige om. Det eneste vi kan gjøre er å formidle vår egen, private mening. Derfor er det viktig at du selv tar ansvar for den tilbakemeldingen du gir. Begynn tilbakemeldingen med «jeg» eller «jeg opplever at». Da unngår du at du gir den andre inntrykk av at du formidler en generell oppfatning. Det gjør at den andre vet at det er du som har denne meningen eller vurderingen.

7. Gi den andre et valg

Tilbakemeldinger som krever forandring eller som oppleves krevende av mottakeren kan vekke motstand. En konstruktiv tilbakemelding gir informasjon om personen selv, og på en måte som gir denne et valg: De kan bruke tilbakemeldingen eller la være, de bestemmer dette selv.

8. Tenk på hva tilbakemeldingen forteller om deg selv

Tilbakemeldinger forteller minst like mye om deg som person, som den som mottar tilbakemeldingen. De sier mye om verdiene dine og hva du legger vekt på hos den andre.

Hvordan motta tilbakemeldinger

1. Lytt til tilbakemeldingen i stedet for å forsvare deg med det samme

I første omgang bør du lytte til tilbakemeldingen og forstå hva som blir kommunisert. Da kan du også forholde deg til hva du skal bry deg om, og hva du mener tilhører den personen som gir tilbakemeldingen.

Husk at du har rett til å ha din egen mening, og at du kan velge om du vil ignorere hva den andre mener om deg. Enten fordi det er uten betydning, irrelevant eller at det dreier seg om en atferd som du av en eller annen grunn ønsker å holde fast ved.

2. Vær klar over hva som blir sagt

Unngå å trekke raske konklusjoner, eller umiddelbart å komme i forsvar. Vær sikker på at du forstår tilbakemeldingen før du reagerer på den. Be om konkrete eksempler dersom du er usikker på hva som menes med tilbakemeldingen.

3. Sjekk med flere, istedenfor bare å lytte til den ene

Hvis det kun er én kilde til tilbakemeldingen, så er det lett å tro at denne meningen deles av alle andre. Det kan være at andre opplever situasjonen annerledes, og at du vil få et mer balansert syn på hvis du ber om tilbakemelding fra flere.

4. Be om den tilbakemeldingen du ønsker, men ikke får

Noen ganger må du spørre om å få tilbakemelding hvis den ikke kommer av seg selv. Noen ganger får vi bare tilbakemelding på en bestemt del av vår adferd, mens vi ønsker å få dem på andre områder også. Be om det.

5. Bestem selv hva du vil gjøre med tilbakemeldingen du får

For å bli godt kjent med deg selv trenger du å vite hvordan andre opplever deg. Hvis du kun kjenner din egen oppfatning av deg selv, vet du ikke hvordan du oppleves av andre. Når du får tilbakemeldinger, kan du bruke dem til å utvikle deg videre.

Når du mottar tilbakemeldinger kan du selv bestemme hvilken verdi den har for deg, og om du vil bruke den eller ignorere den – og hva du vil bruke med den.

Sett pris på tilbakemeldingen, det er ikke lett for mange å gi dette.